Préserver la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle peut être un défi, surtout lorsque les courriels s’invitent en dehors des heures de bureau. Dans cet article, découvrez des bonnes pratiques pour gérer efficacement votre boîte mail et préserver votre bien-être numérique.

L’impact des e-mails en dehors des heures de travail

L’avènement des technologies modernes a radicalement modifié la façon dont nous communiquons au travail. Les courriers électroniques sont devenus l’une des principales méthodes de communication d’entreprise, offrant une rapidité et une accessibilité inégalées. Cependant, cette accessibilité constante a créé de nouveaux défis, en particulier lorsque nous sommes sollicités en dehors de nos heures de travail.

Avec la prolifération des smartphones et des ordinateurs portables, la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle s’est progressivement estompée. Les employés se retrouvent souvent submergés par une avalanche d’e-mails et autres notifications, ce qui peut entraîner une surcharge d’activité, du stress et une diminution de la qualité de vie.

Selon la première étude de l’Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique, les salariés reçoivent en moyenne 29 courriels par jour, n’en envoient que 8, tandis que les dirigeants en reçoivent 66. De nombreux courriels sont jugés non essentiels, qualifiés de “bruit numérique”. Environ 30% sont dus à la copie, 25% au “répondre à tous”, 18% au transfert et 17% à des échanges excessifs. L’Observatoire recommande d’utiliser le téléphone ou le tchat pour des échanges de plus de trois messages.

Le droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion, inscrit dans la loi depuis le 1er janvier 2017 (Loi El Khomri), protège le droit des salariés à ne pas être disponibles en dehors de leurs heures d’activité, préservant ainsi leur vie personnelle et leur temps de repos. Bien que mentionné dans le Code du Travail, le droit à la déconnexion n’est cependant pas défini précisément : la loi impose uniquement aux entreprises d’aborder ce sujet lors des négociations annuelles avec les représentants du personnel. La forme exacte que prend ce droit à la déconnexion peut donc varier d’une société à une autre. En cas de non-respect de ce droit par l’employeur, il est cependant possible de faire appel à un avocat et la jurisprudence a notamment confirmé l’obligation des entreprises d’indemniser les salariés contraints d’être disponibles pendant leurs congés.

Malgré l’inscription du droit à la déconnexion dans le Code du travail, force est de constater que cette mesure n’est pas encore pleinement respectée par de nombreux employeurs. Le Baromètre Ugict-CGT / SECAFI de 2020 indique que 64 % des cadres considèrent que les pratiques de télétravail sont insuffisamment encadrées, et que 75 % pensent qu’elles ne protègent pas des durées excessives de travail et ne garantissent pas le droit à la déconnexion. La crise sanitaire et la montée en puissance du télétravail n’ont sans doute pas aidé à renforcer la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle.

Envie de préserver votre bien-être numérique et de ne pas vous laisser emporter par l’excès de notifications ? Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

Définir des limites

Pour éviter d’être constamment pris dans le tourbillon des e-mails professionnels, il est crucial d’établir des règles bien définies. Voici deux suggestions :

1. Fixer des plages horaires dédiées à la consultation des e-mails

Par exemple, réservez 15 minutes le matin et 15 minutes l’après-midi pour vous focaliser exclusivement sur cette tâche. En limitant le temps que vous consacrez aux e-mails, vous pouvez ainsi éviter les distractions et vous concentrer sur d’autres aspects de votre travail.

1. Ne consultez pas vos e-mails professionnels après 19h00

Cette frontière temporelle vous permettra de vous détacher du travail, de vous reposer et de vous consacrer à vos activités personnelles, renforçant ainsi votre équilibre.

Communiquer vos attentes

En plus d’établir des règles personnelles, il est également important de communiquer vos attentes en matière de disponibilité à vos collègues et clients. Vous pouvez leur envoyer un bref message indiquant que vous ne répondrez pas aux e-mails après une certaine heure, sauf en cas d’urgence.

Lorsque vous n’êtes pas en mesure de répondre aux e-mails, notifiez clairement à vos collaborateurs votre emploi du temps et les moments où vous n’êtes pas accessible. Cela permettra à votre équipe de savoir à quoi s’attendre et d’ajuster leurs attentes en conséquence.

Planifier l’envoi des e-mails pour le jour ouvrable suivant

Imaginez que vous ayez une idée importante à partager avec un collègue, mais il est tard. Au lieu de lui adresser sur-le-champ un courriel qui risquerait de le déranger, prenez le temps de rédiger votre message et programmez son envoi pour le lendemain matin (la plupart des messageries proposent cette option). Ainsi, vous respectez les limites de chacun tout en garantissant que votre communication sera traitée au moment opportun.

Utiliser l’option “réponse automatique”

Lorsque vous êtes en congé et que vous ne pouvez pas répondre immédiatement aux e-mails, informez les expéditeurs de votre absence.

Explorez les paramètres de votre client de messagerie pour configurer une réponse automatique. Cette fonctionnalité vous permet d’envoyer un message préétabli aux personnes qui vous enverront un e-mail pendant vos congés, les renseignant que vous n’êtes pas disponible et que vous répondrez dès que possible. Assurez-vous d’inclure des informations claires sur votre absence et rassurez les expéditeurs sur le fait que vous traiterez leur demande une fois que vous serez de retour au bureau.

Identifier les e-mails urgents et importants… et les autres

Si vous devez absolument consulter vos messages en dehors des heures de travail (mais posez-vous la question de savoir si c’est bien indispensable !), prenez un moment pour passer en revue les courriels que vous recevez et déterminer leur urgence et leur importance. Identifiez ceux qui requièrent une action immédiate et ceux qui peuvent être traités plus tard afin d’empiéter le moins possible sur votre temps personnel. Configurez des dossiers ou des étiquettes dans votre client de messagerie pour classer les e-mails que vous recevez : par exemple, vous pouvez créer un dossier intitulé “À traiter ultérieurement” ou utiliser des étiquettes telles qu’“En attente” ou “À lire”.

Conclusion

Ces quelques bonnes pratiques devraient vous permettre de mieux gérer vos sollicitations numériques professionnelles, qui constituent un aspect essentiel de l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle… et de passer moins de temps dans votre boîte mail !